Pendahuluan
Penerapan Teknologi Informasi(TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan.
Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan
teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan
teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang
selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan
manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis
perpustakaan banyak diukur dari penerapan
teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar
gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan
akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam
pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang
berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan
informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi,
mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan
dalam berbagai bentuk, antara lain:
1.
Penerapan
teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang
pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah
pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik
dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2.
Penerapan
teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan
informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam
perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi
penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam
suatu sistem informasi tergantung dari
kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan
teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan
membahas tentang automasi perpustakaan.
Faktor
Penggerak
- Kemudahan mendapatkan produk TI
- Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
- Kemampuan dari teknologi informasi
- Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”
Alasan lain
- Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
- Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
- Meningkatkan citra perpustakaan
- Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Peranan
Katalog dalam Automasi Perpustakaan
Katalog adalah
keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan
elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub
sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan
layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor
kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Cakupan dari
Automasi Perpustakaan
- Pengadaan koleksi
- Katalogisasi, inventarisasi
- Sirkulasi, reserve, inter-library loan
- Pengelolaan penerbitan berkala
- Penyediaan katalog (OPAC)
- Pengelolaan anggota
Bagaimana
mengenai Layanan Referens ?
Layanan
referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem
automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi
informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan
dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses
informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet)
Peran CD-ROM
- Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
- Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
Peran
Internet
- Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
- Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
- Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.
Keperluan
Pengguna
Pustakawan harus
dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih
cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan
begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi
sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi
yang diperlukan.
Apa yang harus
diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya
:
- Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
- Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
- Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
- Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
- Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
Unsu-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau
syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau
syarat tersebut adalah :
1. Pengguna (users)
Pengguna
merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam
pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui
konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa
misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah
mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah
beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem
automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila
memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan
daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada
pengguna.
Konsultasikan
dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati
terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan
persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer
. Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan
kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan
harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan
dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka.
Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan
adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang
akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi
secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen
fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari
beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat
dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan
software yang digunakan.
Kecenderungan
perkembangan komputer :
- Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
- Harga terjangkau (murah)
- Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
- Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam
memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung
jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya
staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap
pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah
adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak
diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai
dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu
diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu
program dalam waktu bersamaan (multi-tasking),
kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara
bersama-sama (multi-user).
Untuk
mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar
maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang
bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS
yang mudah didapat dan gratis freeware
dari Unesco atau dari beberapa perguruan
tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di
IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang
mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan
untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi,
inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi
perpustakaan.
Kriteria
Penilaian Software
Suatu software dikembangkan melalui
suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu
software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria
untuk menilia software adalah sebagai berikut :
·
Kegunaan
: fasilitas dan laporan yang ada
sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses
pengambilan keputusan.
·
Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk
mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
·
Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan
frekuensi besar dan terus-menerus.
·
Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar
dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
·
Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan
dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
·
Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis
sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan
lebih lanjut.
Menentukan
Software
·
Membangun
sendiri
·
Mengontrakan
keluar
·
Membeli
software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang
dijatuhkan, software harus
·
Sesuai
dengan keperluan
·
Memiliki
ijin pemakaian
·
Ada
dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
·
Menentukan
staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
Memilih
dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai,
karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem
tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan
pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan.
Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan
sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam
pemecahan masalah.
Spesifikasi
perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat
lunak.
4.
Network / Jaringan
Jaringan komputer
telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang
terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan
sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen
perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network
Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer
adalah :
·
Jumlah
komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
·
Lokasi
dari hardware : komputer, kabel, panel
distribusi, dan sejenisnya
·
Protokol
komunikasi yang digunakan
·
Menentukan
staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi,
dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili
kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari
karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /.
Data disusun mulai
dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem
informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering
membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu
sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data filestorage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan
pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan
disimpan sebelumnya.
Gambar 1. Model dasar sistem informasi |
 |
Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Informasi
Penyimpanan 
Masukan Pengolahan Keluaran
Standar
basis data katalog
Kerjasama
antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan
perkembangan teknologi yang telah
memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan
sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog
koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama
dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam
format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam
kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang
ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan
konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data
katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan
manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan
diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar
dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Metadata
Metada
merupakan istilah baru dan bukan merupakan
konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan
metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi
metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi
tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata
adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog
buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada
yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc
dan Dublin Core.
Indomarc
menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700
elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber
pengetahuan, seperti jenis monograf (BK),
manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar
tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak),
dan Jurnal Buku Langka.
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang
digunakan untuk web resource description and
discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa
kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa
istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk
sumber informasi dalam web. Elemen
Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core
memiliki beberapa kekhususan sebagai
berikut:
a.
Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b.
Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable
memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15
unsur yaitu :
1.
Title : judul dari sumber informasi
2.
Creator : pencipta sumber informasi
3.
Subject : pokok bahasan sumber
informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4.
Description : keterangan suatu isi dari
sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5.
Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6.
Contributor : orang atau badan yang
ikut menciptakan sumber informasi
7.
Date : tanggal penciptaan sumber
informasi
8.
Type : jenis sumber informasi,
nover, laporan, peta dan sebagainya
9.
Format : bentuk fisik sumber
informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10.
Identifier
: nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber
informasi. Contoh URL, alamat situs
11.
Source : rujukan ke sumber asal
suatu sumber informasi
12.
Language
: bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13.
Relation
: hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14.
Coverage
: cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15.
Rights :
pemilik hak cipta sumber informasi
6. Manual
Manual
atau biasa disebut prosedur adalah
penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau
perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan
yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral
perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi
yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus
dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran
sistem.
Manual /
prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan
jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi
bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara
anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan
prosedur-prosedur.
Tahapan
Membangun Sistem AP
 |
Tahap
|
Hasil
|
Persiapan
|
·
Definisi
masalah
·
Maksud
dan tujuan
·
Kerangka
kerja
·
Perkiraan
waktu dan biaya
|
|
Survei
|
·
Analisa
kond. sumber daya
·
Analisa
kebutuhan
·
Analisa
sistem berjalan
|
|
Disain
|
·
Menyusun
logika kerja sistem
·
Disain
data, table, database, relasi.
·
Disain
input, proses dan output
·
Spes.
peralatan yang diperlukan
|
|
Pembangunan
|
·
Pembuatan
program aplikasi.
·
Instalasi
software, jaringan klien server
·
Dokumentasi
|
|
Uji coba
|
·
Tes
sistem keseluruhan
·
Evaluasi,
perbaikan
|
|
Training
|
·
Training
: staf,operator, teknisi, administrator
·
Sosialisasi
|
|
Operasional
|
·
Sistem
siap digunakan.
·
Bantuan
teknis
·
Pengembangan
lebih lanjut
|
Kesimpulan
Unsur dan
syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu
banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem
tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan
dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan
diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain
mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana
detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator)
yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi
perpustakaan.
Daftar Pustaka
- Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
- Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
- Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto
0 Response to "MAKALAH SEMINAR DAN WORKSHOP SEHARI “ MEMBANGUN JARINGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL DAN OTOMASI PERPUSTAKAAN MENUJU MASYARAKAT BERBASIS PENGETAHUAN “ "
Posting Komentar