CONTOH LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK ANALISA SISTEM PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN SETJEN DPR-RI JAKARTA

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Pada zaman sekarang ini, ditengah pesatnya perkembangan dunia usaha diseluruh dunia. Begitu pula dengan Indonesia yang tidak kalanya dengana usaha di dunia-dunia lain, maka untuk menunjang suatu usaha sangat diperlukan system komputerisasi. Karena pada saat ini teknologi adalah nomor satu untuk menjalankan suatu usaha maka sistem komputerisasi adalah salah satu penunjang keberhasilan suatu usaha. Karena dengan sistem komputerisasi segala jenis pekerjaann dapat dikerjakan dengan cepat dan canggih, dalam suatu perusahaan yang besar dan maju. Sistem komputerisasi merupakan suatu bagian yang tidak dapat ditinggalkan.

Semua kegiatan perusahaan tidak lepas dari pada sistem komputerisasi, mulai dari surat menyurat, input lamaran kerja, pembuatan laporan ke bagian personalia sampai dengan pembuatan laporan lainnya yang memang sangat diperlukan yang harus dilakukan dengan komputer, coba bayangkan apabila semua itu dilakukan dengan cara manual betapa repot dan memusingkan karena biasanya memory manusia itu sangat terbatas, beda halnya apabila kita menggunakan komputer semua transaksi dapat langsung dikerjakan dan secara otomatis akan tersimpan dengan sendirinya dan apabila kita memerlukan data-data itu kembali kita dapat

melihatnya kembali dan apabila ada kekurangan kita dapat menambahkannya dan apabila ada kesalahan-kesalahan kita dapat mengedit data tersebut tanpa harus membuang data yang sudah ada, itulah mengapa komputer sangat diperlukan dalam suatu bidang usaha.

Pada saat ini komputer memegang peranan penting untuk menghasilkan informasi yang lebih tepat, cepat, akurat dan teliti. Dengan komputer pula kita dapat mengetahui perkembangan dunia saat ini, dalam perusahaan baik pemerintahan maupun swasta, komputer sangat membantu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, dimana komputer digunakan sebagai media penyimpanan data dan media informasi karena dapat memberikan informasi yang akurat dan relevan bagi perusahaan.. Oleh sebab itu penulis memilih judul :

ANALISA SISTEM PENERIMAAN KARYAWAN BARU

BAGIAN KEPEGAWAIAN SETJEN DPR RI

JAKARTA

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu yang didapat selama

perkuliahan.

2. Mengusulkan tata cara kerja sistem komputerisasi pada BAGIAN

KEPEGAWAIAN DPR RI Jakarta.

Tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah di semester V (lima) pada Program Diploma Tiga (D111) pada Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina sarana Informatika (AMIK BSI) jurusan Manajemen Informatika.

1.3 Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya adalah :

a. Metode Observasi

Metode observasi merupakan pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap obyek yang diselidiki di lapangan.

b. Metode Wawancara

Metode wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis kepada orang yang mengetahui tentang permasalahn yang sedang diamati untuk menyakinkan hal-hal kegiatan observasi yang telah dilakukan.

c. Metode Studi Pustaka

Metode ini menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Buku-buku

tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka Penulis membuat batasan permasalahan yaitu mengenai Analisa sistem penerimaan karyawan meliputi proses penerimaan lamaran, proses seleksi sampai dengan pembuatan laporan penerimaan karyawan baru yang ditujukan kepada pimpinan.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk dapat mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan. Laporan Kuliah Kerja Praktek ini maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi Laporan Kuliah Kerja Praktek sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secra umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan Sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

BAB 11 LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis

tentang peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data (DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan dalam penulisan Laporan Kuiah Kerja Praktek.

BAB 111 ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan ( input ) dan keluaran ( output ), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB 1V PENUTUP

Pada bab ini penulis mengemukan beberapa kesimpulan dan saran-saran yang berkaitan dengan system berjalan pada penerimaan Karyawan baru pada kantor Kepegawaian Setjen DPR RI Jakarta .

BAB 11

LANDASAN TEORI

Konsep Dasar system

Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan yang menekankan kepada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur adalah “suatu jaringan kerja danprosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untukmenyelesaikan suatu sasaran tertentu” sedanagkan pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya adalah “kumpulan elemen-elemen yang berinteraksiuntuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Pendekatan Sistem

Menurut Gordon B. Davis pendekatan sistem adalah “seperangkat unsur-unsur yang terdiri darimanusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang di himpun untuk maksud dan tujuanyang sama”.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-

Elemen tersebut antara lain :

a. Tujuan

Maksud dan sasaran yang akan dicapai oleh sistem.

b. Batasan Suatu daerah yang membatasi sistem yang satu dengan

sistem yang lain.

c Kontrol

Suatu pengendalian sistem yang bekerja pada batasan tertentu.

d. Masukan

Energi yang di masukan kedalam sistem.

e Proses ( Process )

bagian yang mengolah masukan ( input ) menjadi keluaran.

( Output )

f. Keluaran

Hasil yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran.

g. Umpan Balik

Bagian elemen sistem yang berfungsi untuk melakukan

pengaturan terhadap sistem Yang berjalan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan masukan, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang angat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat - sifat tertentu, yaitu mencirikan bahwa

hal tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik

yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Komponen sistem ( Components )

Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen - komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu

kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu

bentuk subsistem setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses

sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem

yang lebih besar, yang diebut dengan “Supra system”.

b. Batasan system ( Boundary )

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

c. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem. Dimana lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi

sistem tersebut, dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap terjaga dan dapat di pelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus dikendalikan, kalau tidak akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem ( Interface )

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut.

e Masukan Sistem ( Input )

Energi yang dimasukan kedalam sistem tersebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan ( maintenance input ) dan signal masukan ( signal input ).

f Keluaran sistem ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

g. Pengolahan Sistem ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran sistem ( Objektive )

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat determinan kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila menggunakan sasaran atau tujuan yang di rencanakan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menurut beberapa sudut pandang yaitu:

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, atau yang disebut dengan “human machine system”.

c. Sistem Deterministic dan Sistem Probalistic.

Sistem deterministic adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat di prediksi, sedangkan sistem Probabistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk logical model. Media tools sistem merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram - diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya. Adapun tools sistem yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru, contohnya seperti : Diagram Alir Data (DAD), Kamus Data (KD).

A. Diagram Alir Data (DAD)

Dari namanya diagram alir data, seakan-akan mencerminkan pendekatan pada data, namun sebenarnya DAD lebih menekankan pada segi proses. Adapun pengertian secara umum dari diagram alir data ini adalah “suatu network yang menggambarkan suatu sistim automat atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya. Yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang

saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya”.

Keuntungan dari DAD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi menguraikan menjadi level yang lebih rendah sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukan proses pengulangan.

1. Simbol Diagram Alir Data

a. External entity

Simbol ini di gunakan untuk menggambarkan asal atau

tujuan data.

b. Process

Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau

Transformasi data.

c Data Flow

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data

Yang berjalan.

d. Data Store

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow

Yang sudah diarsipkan dan disimpan.

2. Tahapan Diagram Alir Data (DAD)

a. Diagram Konteks.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara umum dan global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

3. Aturan Main Data Flow Diagram

a. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan

antara external entitydengan external entity lainnya secara

langsung.

b. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan

data store yang satu dengan Data store yang lainnya secara

langsung.

c. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan

data store dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada flow yang masuk dan yang keluar.

B. N ormalisasi

Proses normalisasi merupakan “proses pengelompokan elemen data menjadi table -tabel yang menunjukan entity dan relasinya”. Pada proses ini,

selalu diuji pada berapa kondisi, Ada beberapa macam kunci ( key funcation ) yang digunkan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan didalam pengolahan database, yaitu sebagai berikut:

a. Kunci Utama ( Primary Key)

Kunci super adalah himpunan dari satu entitas atau lebih entitas yan dapat digunakan untuk mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

b. Kunci Calon (Candidate Key)

Kunci calon adalah satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu attribute, maka biasanya disebut sebagai composite key ( kunci gabungan ).

c. Kunci Alternatif ( AlternatifKey )

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Dimana kerap kali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

d. Kunci Tamu ( Foreign Key ).

Kunci tamu adalah satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu relationship ( hubungan ) yang menunjukan keinduknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama

dengan kunci primary induk direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak ( one to

many relationship ).

C. Tahapan-Tahapan Dalam Normalisasi

Pada Proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi yaitu sebagai berikut:

a. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.

b. Bentuk Normal ( 1^st NF / Second Normal Form )

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu, setiap data dibentuk dalam flat file ( file datar atau rata ), data dibentuk dalam suatu record dan dinilai dari file berupa atau “atometic value”.

c. Bentuk Normal Kedua ( 2^nd NF / Second Normal Form )

Bentuk Normal kedua mempunyai syarat yaitu, bentuk daftar telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

d. Bentuk Normal Ketiga ( 3^rd NF / Third Normal Form )

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.

D. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan

digunakan pada tahap analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang data yang mengalir pada sistem tersebut, sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, output atau laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada diagram arus data. Arus data yang ada di DAD sifatnya global dan hanya ditujukan nama arus datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

b. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan yang lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya di kamus data.

c. Tipe Data

Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor variable, parameter dan file-file.

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri item-item atau elemen-elemen data.

d. Alias

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan departemen yang lainnya.

e. Volume

Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata - rata dan volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu.

f. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data.

g. Penjelasan

Untuk lebih meperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut Notasi.

Dimana Notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel 11.1 Notasi Tipe Data

Notasi	Keterangan
X 9 A Z . , - /	Setiap karakter Angka numerik Karakter alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung ( contoh : 021 – 7500 ) Slash, sebagai tanda pembagi ( contoh : 24 / 10 / 04 )

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan sebagai berikut:

Tabel 11.2. Notasi Struktur Data

Notasi	Keterangan
= + () {} [] \| * @	Terdiri dari And ( dan ) Pilihan ( boleh ya atau tidak ) Iterasi / pengulangan proses Pilihan salah satu pilihan Keterangan pilihan didalam tanda [] Keterangan atau catatan Petunjuk ( Key field )

E. Pengkodean

Kode di gunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke dalam komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat di bentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.

1. Petunjuk Pembuatan Kode

Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter - karakter khusus dapat di rancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode harus di perhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:

a. Harus mudah di ingat.

Supaya kode mudah di ingat, maka dapat di lakukan denga cara menghubungkan kode dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

b. Harus unik

Kode harus unik untuk masing - masing item yang diwakilinya, unik berarti tidak ada yang kembar.

c. Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau pengambilan item baru dapat di wakili oleh kode.

d. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat akan efisien bila direkam diluar komputer.

e. Harus konsisten

Bilangan mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di pergunakan.

f. Harus di standarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang mengunakan kode tersebut.

g. Spasi di hindari

Spasi di dalam kode sebaiknya di hindari karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

i. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2. Tipe Dari Kode

Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan sistem informasi, dan tipe-tipe kode itu diantaranya sebagai berikut:

A. Kode Mnemonik

Kode mnemonik di gunakan supaya mudah di ingat, kode ini di buat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan di wakili dengan kode ini, umumnya kode mnemonik menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga mengguanakan huruf dan angka. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya kode dapat menjadi panjang.

B. Kode Urut (Sequential Code)di sebut juga dengan kode seri ( Serial Code) Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode

berikutnya. Adapun kebaikannya:

a. Sangat sederhana.

b. Mudah di ingat.

c. Kode dapat pendek tetapi tetap unik.

d. Mudah di cari bila kodenya sudah di ketahui.

e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu di indeks.

f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah di

ketahui.

Kelemahannya:

a. Menambahkan kode hanya dapat di tambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat di sisipkan.

b. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang di wakilinya, kecuali hanya bedasarkan urutannya saja.

c. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan blok.

C. Kode Blok

Kode blok ( Block Cod ) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang di harapkan.

Kebaikannya:

a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang

sudah tertentu.

b. Mudah di perluas.

c. Kode dapat di tambah atau di buang sebagian.

d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat di lakukan dengan lebih mudah, karena tiap-tiap kelompok rekening dapat di ketahui blok kodenya.

Kelemahannya:

a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode

menjadi cukup panjang.

b. Kurang mudah di ingat.

D. Kode Group ( Group Code )

Merupakan kode-kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field mempunyai arti.

Kelebihan:

a. Nilai dari kode mempunyai arti.

b. Mudah di perluas.

c. Dapat di tambah atau di buang sebagian.

d. Dapat menunjukan jenjang dari data.

Kelemahannya:

a. Kode dapat menjadi panjang.

E. Kode Desimal

Kode desimal ( DecimalCode ) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal di mulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

BAB 111

ANALISA SISTEM BERJALAN

Umum

Perkembangan komputer di dunia saat ini begitu pesatnya. Hal ini juga berdampak sangat berarti di bidang Sistem Analyst (Analis Sistem). Besar dari yang dikerjakan secara manual, semi otomatis hingga yang otomatis. Semua itu dapat di lakukan dengan bantuan dari komputer dan tenaga kerja yang berkompeten di bidangnya.

Tenaga kerja yang ahli di bidang komputer khususnya di bidang System Analyst, saat ini telah banyak di kuasai oleh putra-putri Indonesia. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan yang sejenis dan untuk menguasai pekerjaan dibidang Sistem Analyst, maka Bagian Kepegawaian Setjen DPR RI harus dapat menguasai kedua element tersebut yaitu komputer dan tenaga kerja yang berkompeten di bidangnya.

Visi Bagian Kepegawaian Setjen DPR RI adalah tumbuh kembang bersama Pusat Pengkajian dan Pelayanan Informasi melalui kerjasama dan layanan yang terbaik.

Sedangkan Misi Kepegawaian Setjen DPR RI adalah membangun Insani Mandiri yang berbakti dan berkarya. seperti halnya manusia, organisasi pun memiliki karakter yang pembentukannya dilandasi oleh nilai-nilai perusahaan ( Coorporate Value ).

Nilai-nilai yang dijiwai Kepegawaian Setjen DPR RI adalah Catur Tunggal yang mempunyai arti:

1. Jujur.

Memiliki Integritas Pribadi yaitu menyatu pikiran, perasaan,

perkataan dan perbuatan serta konsisten dalam bersikap dan

terbuka.

2. Profesional.

Disiplin, berani, dan berambisi untuk menjalankan tanggung jawab berdasarkan potensi dan kemampuan, memiliki dan menghargai profesi.

3. Adil .

Bijaksana dalam berinteraksi dengan orang lain dengan

mengutamakan keseimbangan dan keharmonisan.

4. Kebersamaan.

Bekerjasama dengan dilandasi sikap tolong menolong, toleransi

dan saling menghargai.

Tinjauan Perusahaan

Berdasarkan dari tinjauan perusahaan, penulis menguraikannya dalam dua criteria yaitu:

Sejarah Perusahaan

Sejarah DPR RI dimulai sejak dibentuknya Komite Nasional Indonesia Pusat ( KNIP ) oleh Presiden pada tanggal 29 Agustus 1945 (12 hari setelah Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia ) di Gedung Kesenian, Pasar Baru Jakarta. Tanggal peresmian KNIP ( 29 agustus 1945) dijadikan sebagai TANGGAL dan HARI LAHIR DPR RI. Dalam Sidang KNIP yang pertama telah menyusun pimpinan sebagai berikut :

· K e t u a : Mr. Kasman Singodimedjo

· Wakil Ketua I : Mr. Sutardjo Kartohadikusumo

· Wakil Ketua II : Mr. J. Latuharhary

· Wakil Ketua III : Adam Malik

Sejak Proklamasi 17 Agustus 1945, DPR RI telah mengalami 15 pergantian periode, diantaranya dipilih melalui Pemilihan Umum, yaitu tahun 1955, 1971, 1977, 1982, 1987, 1992, 1997 dan 1999.
Sehari setelah Proklamasi Kemerdekaan, Panitia Persiapan Kemerdekaan Indonesia menetapkan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia, yang kita kenal sebagai Undang-undang Dasar 1945. Maka mulai saat ini,

penyelenggara negara didasarkan pada ketentuan-ketentuan menurut Undang-undang Dasar 1945.
Sesuai dengan ketentuan dalam Aturan Peralihan, tanggal 29 Agustus 1945, dibentuk Komite Nasional Indonesia Pusat atau KNIP beranggotakan 137 orang. Komite Nasional Pusat ini diakui sebagai cikal bakal badan Legislatif di Indonesia, dan tanggal pembentukan KNIP yaitu 29 Agustus 1945 diresmikan sebagai hari jadi DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA.

Pimpinan KNIP :

· Mr.Kasman Singodimedjo - Ketua

· M. Sutardjo Kartohadikusumo - Wakil Ketua I

· Mr. J. Latuharhary - Wakil Ketua II

· Adam Malik - Wakil Ketua III

3.2.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu perusahaan. Struktur organisasi sangat diperlukan untuk mencapai suatu tujuan dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan suatu tanggungjawab yang saling berhubungan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif. Adapun struktur organisasi Bagian KEPEGAWAIAN SETJEN DPR RI

Tugas pokok dari masing-masing bagian yang ada di struktur Organisasi Kepegawaian Setjen DPR RI tersebut adalah sebagai berikut :

A. Biro Kepegawaian

Tugasnya :

Melakukan kegiatan administrasi kepegawaian Sekretariat Jenderal DPR RI.

Fungsinya :

a. Formasi dan pengadaan pegawai.

b. Mutasi pegawai

c. Dokumentasi dan tata naskah pegawai..

B. Subbagian Formasi dan Mutasi Pegawai

Tugasnya :

. Mengurus formasi dan pengadaan pegawai serta mengurus mutasi pegawai.

C. Sub Bagian Dokumentasi dan Tata Naskah Pegawai

Tugasnya :

Mengurus dokumentasi dan tata naskah pegawai

D. Bagian Pendidikan dan Pelatihan

Tugasnya :

. Melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan pegawai

Fungsinya :

a. Penyusunan dan penyiapan program pendidikan dan pelatihan

pegawai

b. penyelenggaraan program pendidikan dan pelatihan serta ujian

dinas pegawai.

1.. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas melakukan penyusunan da penyiapan program pendidikan dan pelatihan pegawai

2. Sub Bagian Penyelenggaraan mempunyai tugas melakukan

penyelenggaraan program Pendidikan dan pelatihan serta ujian dinas

pegawai

E. Bagian Arsip, Ekspedisi dan Penggandaan

Tugasnya :

Melaksanakan kegiatan kearsipan, ekspedisi dan penggandaan

Fungsinya :

a. Pelaksanaan kegiatan kearsipan

b. Pelaksanaan kegiatan pencatatan surat masuk, surat keluar dan

ekspedisi

c. Pelaksanaan kegiatan penggandaan

1. Sub Bagian Arsip mempunyai tugas melakukan kegiatan kearsipan

2. Sub Bagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas melakukan kegiatan pencatatan surat masuk, surat keluar dan ekspedisi.

3. Sub Bagian Penggandaan mempunyai tugas melakukan kegiatan

penggandaan.

F Bagian Sekretariat Fraksi

Tugasnya :

Melaksanakan kegiatan kesekretariatan Fraksi

Fungsinya :

a. Pelayanan administrasi rapat-rapat Fraksi.

b. Pelayanan administrasi umum Fraksi.

1. Sub Bagian Rapat mempunyai tugas melakukan pelayanan administrasi

rapat-rapat fraksi

2. Sub Bagian Umum mempunyai tugas melakukan pelayanan administrasi

umum fraksi

Prosedur Sistem Berjalan

Suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas

dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil yaitu dari Penerimaan Karyawan Baru bagian Kepegawaian Setjen DPR RI Jakarta yang selama ini telah melewati beberapa proses sebagai berikut :

a. Proses Penerimaan Surat Lamaran Kerja

Proses Penerimaan Surat Lamaran Kerja terbagi menjadi dua bagian. Bagian pertama adalah proses Pengisisan Formulir

Permohonan Kebutuhan Tenaga Kerja dari Sub Bagian Surat dan Ekspedisi lalu diserahkan ke bagian Pendidikan dan Pelatihan. Bagian kedua adalah bagian Surat dan Ekspedisi memasang iklan Lowongan kerja dengan batas waktu yang di tentukan. Setelah batas waktu berakhir maka semua surat lamaran yang diterima di serahkan ke Bagian Pandidikan dan Pelatihan untuk di seleksi.

b. Proses Seleksi Karyawan Baru

Setelah semua surat lamaran di terima oleh Bagian Pandidikan dan Pelatihan maka proses selanjutnya di adakan seleksi kepada calon karyawan baru yang memenuhi syarat yang telah di tetapkan. Bagian Pendidikan dan Pelatihan mengeluarkan List atau Daftar Calon karyawan yang akan di seleksi dengan disertai pembuatan surat panggilan untuk wawancara untuk calon kepegawaian. Dengan membawa surat tersebut calon karyawan di seleksi. Seleksi ini dibagi menjadi tiga tahapan dimana setiap tahapan diberlakukan sistem gugur bagi calon karyawan yang tidak lulus pada wawancara sebelumnya. Setelah sampai tahap akhir wawancara, Bagian Pendidikan dan Pelatihan mengeluarkan Surat Hasil Seleksi kepegawaian yang di tembuskan kepada Calon Kepegawaian.

c. Proses Penerimaan Karyawan Baru

Calon Karyawan yang telah menerima Surat Hasil Seleksi yang telah dinyatakan lulus sampai wawancara tahap ketiga kembali

datang untuk bertemu dengan Bagian Pendidikan dan Pelatihan guna untuk membicarakan gaji yang akan diterima nanti. Bagian Pendidikan dan Pelatihan mengeluarkan list atau data karyawan baru untuk di arsipkan dan dilaporkan ke Pimpinan Kepegawaian.

d. Proses Laporan Hasil Seleksi

Semua kegiatan yang telah terjadi meliputi seleksi penerimaan karyawan baru sampai tahap ketiga sampai dibuatnya daftar karyawan baru yang nantinya akan di laporkan kepada Pimpinan Kepegawaian

Posted by Anonim

CONTOH LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK ANALISA SISTEM PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN SETJEN DPR-RI JAKARTA

0 Response to "CONTOH LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK ANALISA SISTEM PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN SETJEN DPR-RI JAKARTA"

Posting Komentar

wdcfawqafwef